.jpg)
Czym Jest Metoda 5 Why?
5 Why to technika rozwiązywania problemów polegająca na zadawaniu sobie pytania "Dlaczego?" pięć razy z rzędu. Za każdym razem odpowiedź na jedno pytanie staje się fundamentem dla kolejnego. Celem jest przejście od objawów (tego, co widzimy) do przyczyn głównych (tego, co powoduje problem).
Metoda ta pochodzi z Japonii i jest ściśle związana z filozofią lean manufacturing oraz kulturą kaizen (ciągłego doskonalenia). Toyota, jedna z największych światowych firm produkcyjnych, uczynił 5 Why jednym ze swoich filarów w rozwiązywaniu problemów i zapobieganiu ich powrotowi.
Genialność tej metody polega na jej prostocie – nie potrzebujesz skomplikowanego oprogramowania, dużego zespołu ani dużo czasu. Kartkę papieru, ołówek i ciekawość wystarczą.
Jak Działa 5 Why?
Proces jest prosty, ale wymaga dyscypliny i uczciwości. Zamiast od razu pędzić do "rozwiązania", zaczepisz od problemu i systematycznie pytasz "Dlaczego to się stało?" Każda odpowiedź prowadzi do następnego pytania, aż wreszcie dotrzesz do przyczyny głównej.
Kluczowe jest, aby nie zatrzymywać się zbyt wcześnie. Naturalna skłonność polega na zadowoleniu się pierwszą lub drugą odpowiedzią, ale to właśnie jest pułapką – tam są objawy, nie przyczyny główne.
Oto struktura:
- Problem (objawy)
- Dlaczego? Odpowiedź 1 (przyczyna pośrednia)
- Dlaczego? Odpowiedź 2 (przyczyna głębsza)
- Dlaczego? Odpowiedź 3 (przyczyna jeszcze głębsza)
- Dlaczego? Odpowiedź 4 (przyczyna główna)
- Dlaczego? Odpowiedź 5 (przyczyna główna lub potwierdzenie)
Po piątym "Dlaczego?" powinieneś osiągnąć przyczynę, którą możesz realnie zaadresować i zmienić.
Praktyczny Przykład 1: Problem w Produkcji
Wyobraź sobie, że jesteś menedżerem w fabryce. Zauważyłeś, że ostatnio wzrasta liczba wadliwych produktów na linii produkcyjnej. Zdecydowałeś zastosować 5 Why.
Problem: Wzrost liczby wadliwych produktów na linii A.
Dlaczego 1: Maszyna do opakowań nie działa prawidłowo.
Dlaczego 2: Czujnik pozycji produktu wysyła błędne sygnały.
Dlaczego 3: Czujnik jest zabrudzony i zaciśnięty od resztek materiału.
Dlaczego 4: Nie ma regularnego harmonogramu czyszczenia czujników w tym obszarze.
Dlaczego 5: Procedura konserwacji nie została jasno przypisana żadnemu pracownikowi lub nie ma systemu monitorowania jej wykonywania.
Przyczyna główna: Brak jasnej odpowiedzialności za regularne czyszczenie czujników i brak systemu kontroli.
Teraz wiesz, co trzeba zmienić. Możesz:
- Przypisać konkretnej osobie lub zespołowi odpowiedzialność za konserwację
- Wprowadzić checklist z harmonogramem (np. codziennie rano)
- Stworzyć system alertów, aby nikt nie zapomniał
To działanie rzeczywiście rozwiąże problem u jego źródła, a nie tylko zamaskuje objawy (np. zwiększenie inspektora końcowej).
Praktyczny Przykład 2: Problem w Zespole
Aplikuj 5 Why nie musi być ograniczona do produkcji. Załóżmy, że kierujesz zespołem projektowym i zauważyłeś, że ostatnio projekty się opóźniają.
Problem: Projekty konsekwentnie przekraczają termin oddania.
Dlaczego 1: Zespół spędzać wiele czasu na spotkaniach i dyskusjach zamiast pracować nad kodem.
Dlaczego 2: Wiele decyzji czeka na zatwierdzenie od kierownika, co powoduje bottleneck.
Dlaczego 3: Kierownik ma wiele obowiązków i nie zdąża zawsze być dostępny do zatwierdzania decyzji w szybkim tempie.
Dlaczego 4: Nie ma jasnych wytycznych dotyczących tego, jakie decyzje mogą podejmować członkowie zespołu samodzielnie.
Dlaczego 5: Nie przeprowadzono sesji szkoleniowej, w której wyjaśniono by zespołowi zakresy uprawnień i odpowiedzialności.
Przyczyna główna: Brak jasno zdefiniowanego i komunikowanego podziału uprawnień decyzyjnych.
Działania naprawcze:
- Przeprowadzić spotkanie wyjaśniające, jakie decyzje może podejmować każdy członek zespołu
- Dokumentować i opublikować te wytyczne
- Monitorować, czy zespół czuje się uprawniony do podejmowania decyzji w swoim obszarze
Praktyczny Przykład 3: Problem Osobisty
5 Why nie musi być narzędziem tylko biznesowym. Możesz je zastosować na przykład do własnych wyzwań.
Problem: Ciągle się spóźniam na spotkania.
Dlaczego 1: Nie obliczam prawidłowo czasu potrzebnego na dojazd.
Dlaczego 2: Nie sprawdzam mapy ani warunków ruchu przed wyjściem z domu.
Dlaczego 3: Życzę sobie, żeby ta część się sama zaplanowała, zamiast włożyć w to wysiłek.
Dlaczego 4: Czuję się zestresowany planowaniem i chcę robić rzeczy spontanicznie.
Dlaczego 5: Nigdy nie nauczyłem się systematycznego planowania i uważam, że to zabiera przyjemność z życia.
Przyczyna główna: Brak umiejętności i nawyku planowania, połączony z przekonaniem, że spontaniczność jest bardziej wartościowa.
Działania naprawcze:
- Spróbować plaować kilka rzeczy i obserwować, czy rzeczywiście jest mniej przyjemnie
- Zainstalować aplikację, która automatycznie planuje czas dojazdu
- Zdać sobie sprawę, że bycie punktualnym to też przejaw szacunku dla innych ludzi
Kiedy Nie Użyć 5 Why?
Choć metoda jest potężna, ma też ograniczenia. W kryzysach wymagających szybkiego działania (np. pożar w fabryce) nie masz czasu na 5 Why – musisz natychmiast gasić ogień. 5 Why przydaje się po, gdy już zneutralizujesz bezpośrednie zagrożenie.
Ponadto, 5 Why działa lepiej dla pojedynczych problemów o jasnym powiązaniu przyczynowo-skutkowym. W bardziej złożonych systemach, gdzie wiele czynników wchodzi w interakcję, możesz potrzebować bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak fishbone diagram lub fault tree analysis.
Najczęstsze Błędy Przy Stosowaniu 5 Why
Zatrzymywanie się za wcześnie – Ludzie zatrzymują się przy pierwszym lub drugim "Dlaczego?" i myślą, że znaleźli przyczynę główną. Dyscyplina jest kluczem.
Skupianie się na winie zamiast przyczyn – Gdy dochodzimy do człowieka ("Pracownik zapomniał"), możliwe że trzeba pytać dalej ("Dlaczego pracownik zapomniał? Czy nie ma systemu, który by mu przypomniał?").
Analizy bez działań – Znalezienie przyczyny głównej to połowa bitwy. Druga połowa to wdrożenie zmian, które faktycznie ją rozwiążą.
Brak konsultacji z zespołem – Najlepsze wyniki uzyskujesz, gdy analizujesz problem razem z ludźmi, którzy go doświadczają na co dzień. Ich wiedza jest bezcenna.
Podsumowanie
Metoda 5 Why to jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi w arsenale każdego lidera, menedżera czy osoby, która chce rozwiązywać problemy efektywnie. Zamiast biegać od objawu do objawu, aplikacja tej prostej techniki pozwala dotrzeć do sedna sprawy i zastosować rozwiązania, które naprawdę działają.
Następnym razem, gdy napotkasz problem – czy to w pracy, czy w życiu osobistym – spróbuj 5 Why. Weź kartkę, narysuj kolumny i zadawaj sobie pytania. Będzie Cię zaskakiwać, jak szybko i skutecznie dotrzesz do przyczyny głównej.
Pamiętaj – nie chodzi o to, aby zawsze dokładnie pięć razy pytać "Dlaczego?" Czasami przyczyna główna pojawi się po trzech pytaniach, czasami po siedmiu. Chodzi o mentalność sięgania głębiej, zamiast przyjmowania pierwszej byle jakiej odpowiedzi.