Przygotowanie do audytu to moment, w którym rozgrywa się połowa sukcesu całego procesu. Wiele osób skupia się wyłącznie na samym dniu audytu – a to błąd.
Przygotowanie do audytu to moment, w którym rozgrywa się połowa sukcesu całego procesu. Wiele osób skupia się wyłącznie na samym dniu audytu – a to błąd. Bo dobrze zaplanowany audyt to nie stres, tylko czysta formalność i doskonała okazja do doskonalenia organizacji. W tym artykule pokażę Ci, jak krok po kroku przygotować się do audytu – od ustalenia zakresu, przez opracowanie planu, aż po stworzenie mądrych pytań, które naprawdę wnoszą wartość.
Jeśli chcesz, aby Twój audyt przebiegł spokojnie, profesjonalnie i zakończył się konstruktywnymi wnioskami – jesteś we właściwym miejscu.
Dobry audyt zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu jego przeprowadzenia. Przygotowanie to klucz do sukcesu – zarówno dla audytora, jak i dla audytowanej organizacji.
W pierwszej kolejności musisz dokładnie określić, co jest przedmiotem audytu. Nie możesz zaudytować wszystkiego na raz. Określ jednoznacznie:
Weź pod uwagę, że nie będziesz w stanie zrobić audytu całego systemu zarządzania w krótkim czasie. To po prostu niemożliwe. Masz pełne prawo do wybrania próbki audytowej.
Co to jest próbka audytowa?To część zakresu danego zagadnienia, wybrana losowo lub planowo, bazując na poprzednich audytach.
Przykład:
Dzięki temu każdy audyt jest głęboki i merytoryczny, a w perspektywie roku zweryfikujesz cały system.
Gdy masz już określony zakres, poznaj dokładnie wymagania dla tego zakresu:
Po zapoznaniu się z dokumentacją określ plan działania i oszacuj czas potrzebny do przeprowadzenia audytu.
Ile czasu potrzebujesz? Nie napiszę Ci konkretnej liczby, bo to zależy od wielu czynników:
Dla początkujących:Skonsultuj się z kimś bardziej doświadczonym w organizacji. Jeśli nie masz z kim, idź na żywioł i określ np. 15-30 minut na jedno pytanie. Później zweryfikujesz tę wartość w trakcie audytu i będziesz mądrzejszy na przyszłość.
Nie od razu Kraków zbudowano – z czasem nauczysz się szacować czas coraz precyzyjniej.
Najlepiej zaplanować audyty z rocznym wyprzedzeniem. Pod koniec danego roku rozplanuj audyty wewnętrzne na rok kolejny.
Co powinien zawierać plan audytów?
Przedstaw plan w formie matrycy i zakomunikuj go wszystkim zaangażowanym osobom. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych dyskusji w przyszłości typu: „Nikt mi nie powiedział!", „Nie wiedziałem o audycie!".
Przykładowa matryca planu audytów:
Jeżeli dopiero raczkujesz w audytowaniu, przygotuj solidne pytania z odniesieniem do wymagań. Dlaczego?
W trakcie audytu na pewno dojdzie do tematów spornych i dyskusyjnych. Warto wówczas mieć pod ręką:
UWAGA! Typ pytań ma ogromne znaczenie.
Przykład ZŁEGO pytania (zamkniętego):
Pytanie: Czy w trakcie obróbki cieplnej materiału AMS4900 temperatura na piecu wynosi 650 stopni Celsjusza?
Odpowiedź: Tak.
Koniec dyskusji.
Nic się nie dowiedziałeś. Operator mógł odpowiedzieć „tak" automatycznie, nie rozumiejąc wymagań.
Przykład DOBREGO pytania (otwartego):
Pytanie: Jaka powinna być temperatura obróbki cieplnej dla materiału AMS4900?
Odpowiedź: 650 stopni Celsjusza.
Pytanie: Dlaczego i skąd o tym wiesz?
Odpowiedź: Z karty stanowiskowej numer 6 dla tytanu.
Pytanie: Skąd wiesz, że jest to zawarte w karcie numer 6?
Odpowiedź: Tak mówi specyfikacja SP761 dla wykonywania obróbki cieplnej.
Pytanie: Pokaż mi tę specyfikację, proszę.
Itd., itd., itd.
Widzisz różnicę? Pytania otwarte z pytaniami pomocniczymi pozwalają zweryfikować nie tylko wiedzę, ale i zrozumienie wymagań.
Kiedy jesteś już „starym wyjadaczem", nie musisz układać szczegółowego formularza. Widziałem audyty przeprowadzane przez bardzo doświadczonych audytorów. Wychodzili na halę produkcyjną z czystą kartką papieru i długopisem.
Audyt rozpoczynali od dwóch uniwersalnych pytań:
Uniwersalne, prawda? Niestety wymaga:
Na początku każdy audytor chodził z formularzem. Nie od razu Kraków zbudowano.
Nie robimy audytów niezapowiedzianych! (o tym więcej za moment)
Optymalne wyprzedzenie:
Dlaczego tyle czasu? Twój dostawca może mieć już zaplanowany audyt innego klienta. Wymaga tego kultura współpracy oraz zapewnienie dostępności kluczowych osób.
Przy informowaniu o audycie przedstaw agendę:
Organizacja nie zatrzymuje się na czas audytu – dalej produkuje, spełnia oczekiwania klientów. Ważne, aby nie zakłócać tego procesu. Bądź elastyczny – łatwiej zmienić plan jednej osoby (audytora) niż plan całego działu.
Zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
Audytor to zawód przyszłości – każda organizacja potrzebuje kompetentnych audytorów wewnętrznych. To może być Twoja szansa na rozwój kariery i awans.
🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia:
➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001
Dobrze przygotowany audyt to nie przypadek – to efekt systematycznego podejścia, planowania i świadomości, po co w ogóle audytujemy. Każdy z opisanych kroków ma znaczenie: od jasnego określenia zakresu po zadawanie właściwych pytań. Gdy nauczysz się przygotowywać w ten sposób, audyty staną się Twoim sprzymierzeńcem – a nie stresującym obowiązkiem.
Pamiętaj:
🔹 Audyt nie zaczyna się w dniu jego przeprowadzenia.
🔹 Audytor nie jest kontrolerem, tylko partnerem w rozwoju.
🔹 Każde dobre przygotowanie to inwestycja w spokój i jakość.
Bo w świecie jakości, przygotowanie to połowa sukcesu.
👉 Zadbaj o jakość, a jakość zadba o Ciebie.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą Ofertą Szkoleń