Rozsiądź się wygodnie, bo zabiorę Cię w niezwykłą podróż przez świat audytów jakości. Świat, który dla wielu brzmi groźnie, ale wcale taki nie jest – pod warunkiem, że zrozumiesz jego prawdziwe zasady. Audyt to nie polowanie na czarownice, nie kontrola, podczas której audytor szuka, co mu wpadnie w oko. Świadomy audytor kieruje się jedną fundamentalną zasadą: „Potwierdź zgodność z wymaganiami". Niestety, w praktyce często wygląda to zupełnie inaczej.
Dlaczego audyt mylony jest z kontrolą? Jakie są rodzaje audytów i czym się różnią? Jak przygotować się do audytu krok po kroku? Jak zadawać właściwe pytania i nie być „bucem audytorem"? Jeżeli szukasz odpowiedzi na te pytania, ten artykuł jest dla Ciebie.
Podzielę się z Tobą moim wieloletnim doświadczeniem jako audytor procesów produkcyjnych w przemyśle lotniczym oraz systemów zarządzania jakością. Przygotuj się na praktyczną wiedzę, konkretne przykłady i szczere spojrzenie na audyty – zarówno te dobre, jak i te… no cóż, mniej udane. Zapraszam do lektury!
Co to jest audyt jakości? Definicja, której potrzebujesz
Zacznijmy od podstaw. Audyt to sposób oceny danego procesu, produktu, systemu zarządzania, a nawet całej organizacji. Brzmi prosto, prawda? A jednak większość ludzi rozumie audyt całkowicie opacznie.
Audyt vs. kontrola – kluczowa różnica
Audyt NIE jest kontrolą. Kontrola zakłada, że ktoś przychodzi, żeby złapać Cię na błędzie. Audyt ma zupełnie inny cel: weryfikację zgodności z wymaganiami. To oznacza, że zadaniem audytora jest sprawdzić, czy to co się dzieje w procesie, produkcie czy systemie, jest zgodne z tym, co powinno się dziać zgodnie z dokumentacją, normami czy specyfikacjami.
Ocena w audycie wynika z tej weryfikacji. Nie chodzi o to, żeby „złapać kogoś na gorącym uczynku", ale żeby obiektywnie stwierdzić: czy wymagania są spełnione? Jeśli tak – świetnie. Jeśli nie – notujemy niezgodność i wspólnie pracujemy nad poprawą.
Audyt jako narzędzie ciągłego doskonalenia
Audyt to nie jednorazowa akcja. To element większego procesu ciągłego doskonalenia organizacji. Logika jest prosta:
- Przeprowadzasz audyt
- Stwierdzasz, co jest niezgodne lub wymaga poprawy
- Wdrażasz akcje korygujące
- Proces, produkt lub system stają się lepsze
Dzięki temu audyt przestaje być czymś strasznym, a staje się wartościowym narzędziem rozwoju firmy.
Jak wygląda audyt w praktyce?
Audyt może przyjmować różne formy, w zależności od potrzeb i specyfiki organizacji:
- Wywiad z pracownikiem – rozmowa z osobą pracującą w danym procesie lub odpowiedzialną za produkt
- Weryfikacja dokumentacji – sprawdzenie zgodności zapisów z wymaganiami
- Ocena według checklisty – standaryzowane pytania z odpowiedziami tak/nie
- Obserwacja procesu – bezpośrednia weryfikacja działań na hali produkcyjnej
Najważniejsze, żebyś jako audytor miał/miała w głowie jedno: celem jest stwierdzenie zgodności, a nie szukanie niezgodności na siłę. To fundamentalna zasada, którą musi kierować się każdy audytor.
Rodzaje audytów – kto, kiedy i dlaczego audytuje?
Audyty można podzielić na trzy główne kategorie ze względu na to, kto je przeprowadza. Każda z nich ma swoje specyficzne cechy, częstotliwość i cele.
1. Audyty wewnętrzne – Twoja pierwsza linia obrony
Audyty wewnętrzne to audyty przeprowadzane przez Twoją własną organizację. W świadomych firmach prowadzi się je regularnie, wykorzystując do tego przeszkolonych audytorów wewnętrznych.
Złota zasada: Audytor nie może weryfikować procesu, w którym sam pracuje lub którego jest właścicielem. Dlaczego? Ponieważ trudno obiektywnie ocenić własną pracę. Niezależność audytora to podstawa wiarygodności audytu.
Jak często?
- Minimum: raz w roku dla każdego procesu produkcyjnego lub usługowego
- Optymalnie: częściej, szczególnie dla procesów kluczowych lub problematycznych
- W przypadku dużej rotacji pracowników: zdecydowanie częściej
Po co?Audyt wewnętrzny to świetne narzędzie prewencyjne. Dużo lepiej znaleźć niezgodność samemu i wdrożyć akcje korygujące, niż usłyszeć o problemie od klienta podczas audytu zewnętrznego. To Twoja polisa ubezpieczeniowa przed wpadkami.
2. Audyty zewnętrzne klienta – gdy klient puka do drzwi
Jeżeli współpracujesz z poważnymi organizacjami, zwłaszcza w branżach regulowanych (lotnictwo, motoryzacja, medycyna), możesz spodziewać się wizyt audytorów klienta.
Częstotliwość:
- Dla kluczowych produktów w skomplikowanych procesach (np. branża lotnicza): nawet co 3 miesiące
- Dla mniej wymagających produktów: raz na kilka lat (nawet co 4 lata)
Komunikacja jest kluczowa:Warto znać wcześniej częstotliwość audytów klienta. Pracownicy u Twoich klientów to zwykli ludzie – mogą zapomnieć o audycie. Lepiej samemu przypomnieć się z wyprzedzeniem, niż usłyszeć dwa tygodnie przed wizytą: „Hej, przyjeżdżamy za 14 dni na audyt!". Zrób pierwszy krok i unikniesz zaskoczenia.
3. Audyty trzeciej strony – certyfikacja i zgodność
Audyty trzeciej strony to audyty przeprowadzane przez niezależne organizacje certyfikujące lub zatwierdzające. Najczęściej spotkasz się z nimi w kontekście:
- ISO 9001:2015 – system zarządzania jakością
- EN9100 – norma dla przemysłu lotniczego
- ISO 14001 – system zarządzania środowiskiem
- ISO 45001 – system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy
- NADCAP – audyty procesów specjalnych (więcej informacji znajdziesz w naszym artykule o NADCAP)
Struktura audytów certyfikujących:
- Pierwszy audyt certyfikujący ISO 9001:2015 składa się z dwóch faz (mogą być wykonane jednocześnie)
- Certyfikat przyznawany jest na 3 lata
- W tym okresie przeprowadzane są 2 audyty nadzoru
Audyty NADCAP działają podobnie – przez pierwsze lata audyty odbywają się co roku, a później, gdy historia audytów jest pozytywna, częstotliwość maleje (certyfikaty na 3 lata).
W jakim celu przeprowadza się audyty?
Cel już znasz: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój. Ale są też bardziej prozaiczne powody – i nie trzeba się ich wstydzić.
Audyty to:
- Narzędzie prewencyjne – sprawdzasz, czy ludzie rozumieją wymagania i czy proces jest przeprowadzany zgodnie z nimi
- Weryfikacja zrozumienia – nie zawsze to, co zapisano w specyfikacji, rozumiane jest tak samo przez wszystkich (w zasadzie nigdy się tak nie dzieje 😊)
- Ochrona przed wpadką – lepiej znaleźć niezgodność samemu podczas audytu wewnętrznego niż usłyszeć o niej od klienta czy audytora certyfikującego
Trzy typy audytów – proces, system zarządzania i produkt
Jeżeli pracujesz w przemyśle, spotkasz się z trzema typami audytów. Różnią się one przede wszystkim przedmiotem zainteresowania. Zrozumienie tych różnic to podstawa skutecznego audytowania.
Audyt systemu zarządzania – sprawdzamy całą maszynerię
Audyt systemu zarządzania koncentruje się na… systemie zarządzania (zaskoczenie!). Najczęściej będzie to:
- ISO 9001:2015 – system zarządzania jakością (większość firm)
- EN9100 – dla branży lotniczej
- ISO 14001 – zarządzanie środowiskiem
- ISO 45001 – zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy
Bazą dla takich audytów są wymagania norm. Zadaniem audytora jest potwierdzić zgodność tego, co dzieje się w organizacji, z wymaganiami ISO 9001, EN9100 czy ISO 45001.
Czego możesz się spodziewać podczas takiego audytu?
- Pytania o zarządzanie wyrobem niezgodnym
- Weryfikacja kalibracji przyrządów pomiarowych
- Ocena zarządzania akcjami korygującymi
- Sprawdzenie zarządzania dokumentacją
- Ocena zaangażowania kierownictwa
- Weryfikacja procesów zakupowych i oceny dostawców
Audyt systemu zarządzania obejmuje całą organizację, więc jest najbardziej kompleksowy. Dlatego rzadko audytuje się go w całości za jednym razem – zazwyczaj wybiera się próbkę audytową i koncentruje na wybranych obszarach.
Audyt procesu – weryfikujemy jak pracujemy
Audyt procesu to weryfikacja spełnienia wymagań konkretnego procesu produkcyjnego lub usługowego. Pytanie brzmi: skąd wziąć te wymagania? Procesy nie mają przecież swoich norm jak ISO 9001.
Źródła wymagań dla audytu procesu:
- Dokumentacja technologiczna – podstawa wykonania danego procesu
- Instrukcje stanowiskowe – szczegółowe wytyczne dla operatorów
- Specyfikacje procesowe – parametry operacji (temperatury, czasy, ciśnienia)
- Mapa procesów (flow-chart) – zrozumienie kolejności operacji
Jak się przygotować?
- Zweryfikuj mapę procesów – zrozum kolejność operacji
- Zapoznaj się z dokumentacją technologiczną
- Przeanalizuj instrukcje stanowiskowe
- Poznaj wymagane parametry procesu
Gdzie szukać informacji?U właściciela procesu lub u technologów. Mapa procesów powinna być ogólnie dostępna w Twojej firmie – jeśli nie jest, to już masz pierwszy punkt do poprawy 😉.
Zakres audytu procesu:Audyt procesu obejmuje konkretny proces produkcyjny lub usługowy. Możesz go przeprowadzić na dwa sposoby:
- Od pierwszej operacji do ostatniej (zgodnie z flow procesowym)
- Od końca do początku (metoda odwrotna)
Niezależnie od wyboru – unikaj skakania między operacjami. To dezorientuje zarówno Ciebie, jak i audytowanych.
Audyt produktu – sprawdzamy gotowy efekt
Audyt produktu to weryfikacja konkretnego produktu pod kątem jego wymagań. Brzmi prosto? Jest prosto!
Gdzie znajdziesz wymagania produktu?
- Rysunek techniczny – wymiary, tolerancje, materiały
- Specyfikacje przywołane na rysunku – dodatkowe wymagania techniczne
Kiedy przeprowadza się audyt produktu?Na gotowym produkcie, po zakończeniu procesu produkcyjnego. Dopiero wtedy możesz sprawdzić, czy spełniono wszystkie wymagania.
Częstotliwość:Audyty produktu mogą być przeprowadzane nawet codziennie. Po zakończeniu serii produkcyjnej wybiera się losowo jeden produkt i weryfikuje wszystkie kluczowe charakterystyki według checklisty.
To najszybszy i najprostszy typ audytu – zazwyczaj nie wymaga interakcji z ludźmi, tylko precyzyjnej weryfikacji parametrów produktu.
Czy można robić wszystkie audyty na raz?
Krótka odpowiedź: tak samo jak można robić audyty niezapowiedziane. Czyli teoretycznie tak, ale praktycznie – po co?
Nie widzę większego sensu w mieszaniu wszystkich rodzajów audytów w jednym procesie audytowym. Dlaczego?
Robienie miksów nie pozwala skupić się na konkretnym aspekcie:
- Jeśli robisz audyt systemu zarządzania ISO 9001:2015, nie weryfikuj przy okazji temperatury na piecu w obróbce cieplnej
- Jeśli weryfikujesz proces spawania i sprawdzasz natężenie prądu, nie sprawdzaj przy tym wymiarów spoiny
Jeżeli musisz (szef każe):Podziel audyt na 3 wyraźne etapy: proces → produkt → system. Chociaż nadal będę się upierał, że to po prostu będą trzy oddzielne audyty.
Dlaczego to nieporozumienie?
- Audyt systemu zarządzania obejmuje całą organizację
- Audyt procesu obejmuje dany proces produkcyjny lub usługowy
- Audyt produktu obejmuje konkretny produkt z procesu
W jednym procesie możesz produkować 1000 różnych produktów. Jak więc zaudytować „wszystko" na raz? Odpowiedź: nijak. Łączenie wszystkich rodzajów audytów w jeden to droga donikąd.
Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz
Zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
Audytor to zawód przyszłości – każda organizacja potrzebuje kompetentnych audytorów wewnętrznych. To może być Twoja szansa na rozwój kariery i awans.
🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia:
➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001
Podsumowanie – audyt to nie straszak, to Twoje najpotężniejsze narzędzie rozwoju
Jeśli dotarłeś aż tutaj, wiesz już, że audyt nie jest żadną „wizytacją z góry”, tylko jednym z najskuteczniejszych narzędzi doskonalenia. Nie chodzi o szukanie winnych, ale o zrozumienie procesów i potwierdzenie zgodności z wymaganiami. Dobrze przeprowadzony audyt potrafi ujawnić nie tylko problemy, ale też ogromny potencjał do usprawnień.
Świadomy audytor nie zadaje pytań po to, by przyłapać kogokolwiek na błędzie, tylko po to, by pomóc organizacji stać się lepszą. Każda niezgodność to szansa — nie porażka. Każdy audyt to inwestycja w stabilność, jakość i przyszłość firmy.
Dlatego niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do audytu wewnętrznego, wizyty klienta czy certyfikacji ISO — potraktuj ten proces jako okazję do nauki i rozwoju. Bo firmy, które naprawdę rozumieją audyt, nie boją się go. One na niego czekają.
👉 Zadbaj o jakość, a jakość zadba o Ciebie.