Raport z audytu w praktyce – przykłady, struktura

Raport z audytu to coś więcej niż tylko formalny dokument do odhaczenia w systemie.
To zwierciadło organizacji — pokazuje, jak naprawdę działają procesy, gdzie tkwią mocne strony, a gdzie warto się zatrzymać i poprawić.
Dobrze napisany raport potrafi stać się narzędziem rozwoju, źródłem wiedzy i punktem odniesienia dla kolejnych audytów.
Źle napisany? Znika w folderze „Audyt_2025” i nikt już do niego nie wraca.

W tym artykule pokażę Ci, jak przygotować raport z audytu, który ma wartość, oraz jak skutecznie domknąć proces dzięki akcjom korygującym i analizie przyczyn.
‍

Raport z audytu – pisemne podsumowanie

Raport z audytu to oficjalne, pisemne podsumowanie wyników audytu. Dobry raport musi zawierać:

1. Informacje podstawowe

• Zakres audytu (co było audytowane)
• Rodzaj audytu (wewnętrzny/zewnętrzny, procesu/systemu/produktu)
• Osoby zaangażowane (audytorzy, audytowani)
• Data i czas trwania audytu

2. Wymagania weryfikacyjne

• Szczegółowe informacje, według jakich wymagań weryfikowane były poszczególne obszary
• Odniesienia do punktów norm (np. ISO 9001:2015 punkt 8.5.1)
• Odniesienia do specyfikacji procesowych
• Odniesienia do procedur organizacji

‍

3. Wynik weryfikacji

• Jakie obszary są zgodne
• Jakie obszary wymagają uwagi (rekomendacje)
• Jakie obszary są niezgodne

‍

4. Pozytywne obserwacje

• Mocne strony procesu/systemu
• Dobre praktyki warte powielenia
• Obszary przewyższające wymagania

‍

5. Rekomendacje

• Sugestie usprawnień (nie są obowiązkowe)
• Best practices z innych obszarów
• Możliwości optymalizacji

‍

6. Niezgodności – szczegółowy opis

Dla każdej niezgodności podaj:

• Opis niezgodności – co dokładnie jest niezgodne
• Wymaganie – dokładne odniesienie (norma, punkt, specyfikacja)
• Dowody – fakty, liczby, obserwacje
• Data wykrycia
• Data oczekiwanej analizy przyczyn
• Data oczekiwanych akcji korygujących

‍

7. Ocena/wynik audytu

W zależności od organizacji ocena może przyjmować różne formy:

Skala szkolna: 1-6 (lub 2-5)
Skala procentowa: 0-100%
Ocena binarna: Pozytywny / Negatywny

Jak wyliczyć ocenę procentową?
Przykład: 1 niezgodność na 20 pytań
Wynik = (19/20) × 100% = 95%
‍

Przykładowy raport z audytu

Raport z audytu procesu
___

Firma: ZENTEX S.A.
Audytor: Artur Mydlarz
Data audytu: 04–05.04.2020
Rodzaj audytu: Audyt procesu
Cel audytu:
Weryfikacja zgodności procesu produkcyjnego z wymaganiami norm, specyfikacji i procedur wewnętrznych oraz identyfikacja potencjalnych obszarów do rozwoju i usprawnień.

Zakres audytu

Audyt obejmował proces produkcji materiału 3200289, począwszy od przyjęcia materiału z logistyki, aż po zakończenie operacji produkcyjnych i przekazanie wyrobu z procesu.

Audytowane etapy:

• wydawanie materiału,
• operacje gięcia,
• operacje wiercenia,
• operacje frezowania,
• operacje gwintowania,
• kontrola jakości finalna.

Kryteria oceny

Podczas audytu weryfikowano zgodność z:

• mapą procesu (flowchart),
• wymaganiami specyfikacji danych operacji,
• instrukcjami stanowiskowymi,
• obowiązującymi procedurami wewnętrznymi,
• zasadami zarządzania wyrobem niezgodnym wg ISO 9001:2015,
• planami kontroli.

Pozytywne obserwacje

• Bardzo dobrze wyposażony park maszynowy w obszarze procesów gięcia.
• Codzienne spotkania zespołu w celu przekazania informacji, omówienia wskaźników oraz dyskusji o jakości na etapie kontroli finalnej.

Obszary z potencjałem do rozwoju

• Możliwość automatyzacji potwierdzania zgodności dokumentacji, co skróciłoby czas audytu i zminimalizowało błędy ludzkie.
• Standaryzacja pobierania narzędzi w procesie wiercenia poprzez wdrożenie tablicy cieni i wizualnych oznaczeń wyposażenia.

Niezgodności

• 3 niezgodności mniejsze (minor)
• 1 niezgodność główna (major)
  Szczegółowe opisy niezgodności znajdują się w załączonych arkuszach.

Dowody z audytu

• Zlecenie produkcyjne 1821101, materiał 3200289, certyfikat materiałowy 120093
• Plan kontroli: KJ9811
• Instrukcje stanowiskowe:
  • gięcie – IJ8776,
  • wiercenie i frezowanie – IJ87821
• Procedura zarządzania wyrobem niezgodnym – PJ1801
• Rejestr wyrobów niezgodnych
• Raport końcowy z kontroli jakości – final_inspection_wyrob_niezgodny_FI.xls

Wynik audytu

Cel audytu został spełniony.
Wynik: 90% zgodności według ustalonej punktacji.
Kryteria audytu uznaję za spełnione, jednak w związku ze stwierdzeniem niezgodności typu major, należy natychmiast wdrożyć działania korygujące.

• Termin przesłania planu działań korygujących: 48 godzin od otrzymania raportu
• Termin wdrożenia akcji korygujących: do 30 dni kalendarzowych

Podsumowanie

Dziękuję zespołowi ZENTEX S.A. za otwartą komunikację, konstruktywną dyskusję i pełne zaangażowanie podczas audytu.

Raport zostanie przekazany do:

• klienta audytu,
• managera jakości,
• właścicieli audytowanych procesów

do 24 godzin po zakończeniu spotkania zamykającego.

___

‍

Działania poaudytowe - domknij proces z klasą

To, co odróżnia dobrego audytora od świetnego, to sposób, w jaki zamyka audyt.
Wysłanie raportu to dopiero połowa drogi.
Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy organizacja wdraża działania korygujące, analizuje przyczyny i uczy się na błędach.

Dlatego pamiętaj:
🔹 Nie akceptuj akcji „na papierze” – tylko takich, które realnie rozwiązują problem.
🔹 Wspieraj właścicieli procesów – pomagaj im zrozumieć przyczynę źródłową, nie obwiniaj.
🔹 Monitoruj efekty – audyt to nie snapshot, to proces ciągłego uczenia się.

Bo audyt zakończony sukcesem to nie ten, w którym „nie było niezgodności”,
ale ten, po którym organizacja naprawdę działa lepiej.

‍

RCCA – Root Cause Corrective Action

Analiza przyczynowo-skutkowa to fundament skutecznych akcji korygujących. Bez zrozumienia przyczyny źródłowej problem wróci.

Popularne metody analizy przyczyn:

• 5 Why (5x Dlaczego) – pytaj "dlaczego" pięć razy, aż dojdziesz do przyczyny źródłowej
• Ishikawa (Diagram rybiej ości) – analiza przyczyn w kategoriach: ludzie, maszyny, materiały, metody, środowisko, pomiary
• FMEA – analiza przyczyn i skutków wad

‍

Matryca akcji korygujących

Aby ułatwić sobie zarządzanie akcjami korygującymi, warto skorzystać z matrycy akcji korygujących.

Przykładowa struktura matrycy:

‍

Weryfikacja akcji korygujących

Masz pełne prawo do odrzucenia akcji korygujących, jeżeli uważasz, że:

• Nie są wystarczające
• Nie adresują przyczyny źródłowej
• W ogóle nie są powiązane z problemem (a zdarza się i tak 😊)

‍

Realistyczne terminy wdrożenia

Wymagane daty wdrożenia akcji korygujących nie są ustalone raz na zawsze. Niektóre akcje mogą wymagać:

• Specjalnych inwestycji
• Zmian procesowych
• Zakupu nowego wyposażenia
• Długotrwałych szkoleń

Ustal wraz z właścicielem procesu datę wdrożenia świadomie i monitoruj realizację.

‍

Oficjalne zamknięcie audytu

Zakończenie i zweryfikowanie skuteczności akcji korygujących to znak do oficjalnego zamknięcia procesu audytu.

Dopiero wtedy możesz powiedzieć: „Audyt zakończony sukcesem!".

‍

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz

Zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.

Audytor to zawód przyszłości – każda organizacja potrzebuje kompetentnych audytorów wewnętrznych. To może być Twoja szansa na rozwój kariery i awans.

🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia:‍
➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001

Podsumowanie

Raport z audytu to podpis pod Twoim profesjonalizmem.
To dokument, który mówi więcej niż setki słów – pokazuje, czy rozumiesz, po co audytujesz.

Nie traktuj go jak formalności. Traktuj jak narzędzie wpływu – bo dobrze napisany raport potrafi zmienić sposób myślenia w całej firmie.

I pamiętaj:
👉 Audyt nie kończy się na papierze.
Kończy się wtedy, gdy w procesie naprawdę coś się zmienia.

Zadbaj o jakość, a jakość zadba o Ciebie.