Dowiedz się jak skutecznie przeprowadzić audyt, aby przyniósł firmie korzyści
Audyt to nie tylko checklisty, normy i stresujące pytania. To rozmowa, proces poznawania organizacji i moment, w którym można naprawdę zobaczyć, jak firma funkcjonuje na co dzień. Jednak skuteczny audyt nie polega na „odhaczaniu punktów” – wymaga empatii, logiki, dyscypliny i umiejętności rozmowy z ludźmi.
W tym artykule pokażę Ci jak przeprowadzić audyt krok po kroku – od pierwszego spotkania otwierającego, przez rozmowy z pracownikami, aż po klasowe zakończenie i raport. Dowiesz się, jak zadawać pytania, jak reagować na niezgodności i jak być audytorem, którego ludzie naprawdę szanują – a nie się boją.
Masz już określony zakres, poznałeś wymagania, przygotowałeś pytania i poinformowałeś organizację o audycie. Czas przejść do praktyki! (Wszystkie te aspekty poruszyliśmy w poprzednich artykułach serii :) )
- Audyt Wewnętrzny co to jest
- 7 Kroków do skutecznego przygotowania audytu
Dobrą praktyką jest rozpoczęcie audytu od spotkania otwierającego. Brzmi formalnie? Może trochę, ale działa cuda!
Co przekazać na spotkaniu otwierającym?
Dlaczego to takie ważne?
Z pozoru błahostka, ale w organizacji możesz spotkać osoby z różnym doświadczeniem na temat audytu – lub bez żadnego doświadczenia. Boimy się tego, co nieznane. Spotkanie otwierające redukuje stres i buduje zrozumienie.
Inny aspekt: w ferworze codziennej pracy kierownik może zapomnieć przekazać informację o audycie swoim ludziom. Zdarzają się takie sytuacje!
Brak spotkania otwierającego = audyt niezapowiedziany dla większości pracowników.
A że to zły audyt, już wiesz 😉.
Wiesz już, jak zadawać pytania. Ale nie sama forma jest najważniejsza – najważniejsze jest Twoje nastawienie.
Niech cały czas przyświeca Ci cel: stwierdzenie zgodności z wymaganiami.
Dlaczego to takie ważne? Bo bardzo łatwo można się w tym wszystkim pogubić i zacząć „polować" na niezgodności.
Zasady „ludzkiego" audytora:
✅ Bądź otwarty i cierpliwy – czekaj na odpowiedź, nie przerywaj
✅ Nie atakuj – nie zakładaj z góry, że ktoś robi coś źle
✅ Pamiętaj o stresie audytowanego – szczególnie gdy obserwuje go przełożony
✅ Twój cel to NIE udowodnienie braku wiedzy – tylko potwierdzenie zgodności
✅ Opieraj się na faktach, liczbach, wymaganiach – nie na emocjach
✅ Powstrzymuj subiektywne osądy – to najtrudniejszy element pracy audytora
Bardzo łatwo przekroczyć granicę i stać się audytorem, którego wszyscy nienawidzą:
❌ Traktowanie ludzi z góry
❌ Zadawanie prowokacyjnych, atakujących pytań
❌ Udowadnianie niezgodności „na siłę"
❌ Pogarda i arogancja
❌ Stawianie się ponad innymi
Konsekwencje?
Może uzbierasz worek niezgodności… ale czy słusznych? Moim zdaniem nie. Niestety nie uzyskasz w ten sposób nic wartościowego – tylko:
Bądź „ludzkim" audytorem. To naprawdę robi różnicę.
Staraj się być wyrozumiały, ale trzymaj się swojej agendy i czasu. Dlaczego to tak ważne?
Interakcja z ludźmi podczas audytu jest nieprzewidywalna. W wielu przypadkach audyt nie będzie przebiegał zgodnie z planem. Dlatego pilnowanie czasu jest kluczowe.
Co się może stać, jeśli nie dopilnujesz czasu?
Może okazać się, że połowę czasu przeznaczonego na cały audyt spędzisz na dwóch pierwszych pytaniach. A pozostałe 18 pytań? Pozostaną bez odpowiedzi.
Jak zarządzać czasem?
✅ Nie wdawaj się w niepotrzebne dyskusje
✅ Asertywnie oczekuj odpowiedzi na swoje pytanie
✅ Jeśli ktoś przez dłuższy czas nie potrafi odpowiedzieć zgodnie z wymaganiami – stwierdzaj niezgodność i idź dalej
✅ Gdy brakuje kluczowej osoby – idź dalej, wrócisz później
✅ Po zadaniu kolejnych pytań możesz wrócić do pominiętych zagadnień
Nie czekaj w nieskończoność na osobę, która „zaraz przyjdzie". Nigdy nie wiesz, jak długo to potrwa.
To najbardziej stresujący moment dla audytora. Jak powiedzieć o niezgodności?
Najważniejsze: zadbaj o neutralność.
Niezgodność to nie jest zła rzecz. Znalezienie niezgodności w trakcie audytu to wartość dodana dla organizacji, procesu czy produktu.
Jak NIE przedstawiać niezgodności:
❌ „Niestety muszę stwierdzić niezgodność…"
❌ „Przykro mi, ale…"
❌ „Jestem zmuszony zgłosić niezgodność…"
Takie sformułowania sugerują, że niezgodność to coś złego, tragedia, porażka.
Jak DOBRZE przedstawić niezgodność:
✅ Przedstaw fakty obiektywnie
✅ Podepri się wymaganiami z normy/specyfikacji
✅ Użyj neutralnego języka
✅ Bazuj na liczbach i danych
Przykład:
„W specyfikacji SP761 punkt 4.2 wymagana temperatura obróbki cieplnej dla materiału AMS4900 wynosi 650°C ±10°C. W trakcie audytu temperatura na piecu wynosiła 620°C, co jest poza zakresem tolerancji. To niezgodność z wymaganiami specyfikacji."
Widzisz? Fakty, liczby, odniesienie do wymagań. Zero emocji.
Pamiętaj: jako audytor jesteś „narzędziem" w procesie audytowym. Nie osądzasz ludzi – weryfikujesz zgodność z wymaganiami.
W TRAKCIE audytu – przedstaw ją od razu osobie audytowanej.
Dlaczego?
Warto rozmawiać i dyskutować na temat niezgodności w trakcie audytu.
ZŁA praktyka: Ukrywanie niezgodności i przedstawianie ich dopiero w raporcie audytowym. To prowadzi do zaskoczenia, frustracji i poczucia niesprawiedliwości.
Szczęśliwie, po długiej podróży, docieramy do końca audytu. Padły wszystkie pytania, stwierdziliśmy kilka niezgodności. Jak zakończyć to z klasą?
Niestety, często audytor zadając ostatnie pytanie po prostu żegna się z audytowanymi i za 2 dni wysyła raport z 4 niezgodnościami. Większość otwiera oczy ze zdziwienia. To zła praktyka.
Spotkanie zamykające to:
1. Podsumowanie
W kilku słowach podsumuj czas spędzony na audycie i to, co udało się zrealizować.
2. Pozytywne obserwacje
Każdy proces czy system zarządzania ma jakieś mocne punkty. Dostrzeż je i podkreśl! To buduje motywację i pokazuje, że audyt to nie tylko szukanie niezgodności.
3. Przedstawienie niezgodności
Przedstaw niezgodności w czytelny sposób. Warto użyć metody 5W2H:
4. Rekomendacje
Mile widziane są rekomendacje – aspekty, które można poprawić, ale nie jest to konieczne (nie są to niezgodności, tylko sugestie).
5. Wynik audytu
Powiedz o wyniku audytu:
6. Następne kroki
Zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
Audytor to zawód przyszłości – każda organizacja potrzebuje kompetentnych audytorów wewnętrznych. To może być Twoja szansa na rozwój kariery i awans.
🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia:
➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001
Audyt przeprowadzony z klasą to taki, po którym wszyscy wychodzą mądrzejsi – nie bardziej zestresowani. Dobry audytor nie buduje dystansu, tylko zaufanie. Nie szuka winnych, tylko przyczyn. I nie kończy spotkania raportem z błędów, ale inspiracją do działania.
Pamiętaj:
🔹 Audyt to proces współpracy, nie kontroli.
🔹 Każda niezgodność to informacja zwrotna, nie oskarżenie.
🔹 A najlepszy audytor to ten, po którym organizacja działa lepiej – i chętnie zaprasza go z powrotem.
Bo w świecie jakości nie chodzi o bycie idealnym, ale o bycie lepszym z każdym kolejnym audytem.
👉 Zadbaj o jakość, a jakość zadba o Ciebie.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą Ofertą Szkoleń