Jak audytować nową normę ISO 9001:2026. Praktyczny poradnik

Za dwa tygodnie masz audyt wewnętrzny. Wyciągasz z szuflady sprawdzoną listę pytań, tę samą od kilku lat. I nagle łapiesz się na myśli: „Chwila. Przecież wyszła nowa ISO 9001. Czy moje pytania jeszcze w ogóle pasują?”. Znasz to?

Jeżeli tak, to bardzo dobrze, że się zatrzymałeś. Audytor, który pójdzie na audyt z listą pytań z 2015 roku, przeoczy najważniejsze. Nie dlatego, że norma wywróciła wszystko do góry nogami. Dlatego, że zmieniła kilka akcentów, a za nimi zmienia się to, o co pytasz i jakich dowodów szukasz.

W tym poradniku pokażę Ci, co zmieniło się w ISO 9001:2026 z perspektywy audytora, które słowa normy decydują o tym, czy coś jest niezgodnością, jak zrobić analizę luk, jak prowadzić rozmowę audytową i jak zapisać niezgodność, której nikt nie podważy.

Piszę to razem z Danielem Lampartem, audytorem wiodącym ISO 9001 (IRCA), ISO 27001 i IATF 16949, który ma za sobą ponad 150 wdrożeń systemów zarządzania. Ja przez 15 lat audytowałem procesy w przemyśle lotniczym, między innymi w MTU Aero Engines i Sikorsky, a od 2019 roku jako mentor przeszkoliłem ponad 3000 audytorów. Razem prowadzimy Szkolenie Audytora Wewnętrznego w Szkole Jakości.

Rozsiądź się wygodnie. Zaczynamy.

‍

Co się wydarzyło? ISO 9001:2026 w pigułce

We wrześniu 2026 roku ISO opublikowała szóste wydanie normy ISO 9001. W październiku Polski Komitet Normalizacyjny przyjął je jako PN-EN ISO 9001:2026 (na razie w wersji angielskiej).

Zacznijmy od uspokojenia: rewolucji nie ma. Struktura rozdziałów od 4 do 10 zostaje. Logika cyklu PDCA zostaje. Nie ma nowych obowiązkowych procedur ani nowych rozdziałów. Norma nadal nie wymaga formalnego zarządzania ryzykiem w rodzaju FMEA.

Zmienił się za to język normy i kilka akcentów. I właśnie one zmieniają pracę audytora.

‍

Ile czasu mają firmy na przejście?

Okres przejściowy ustala IAF (Międzynarodowe Forum Akredytacji). Przy poprzednich rewizjach trwał 3 lata, więc spodziewany termin to około 2029 roku. To jednak szacunek, a nie data z normy. Termin dla swojej firmy potwierdź w jednostce certyfikującej.

Dla audytora wewnętrznego ważniejsze jest co innego. Najbliższy audyt wewnętrzny warto zrobić już z uwzględnieniem nowego wydania. Analiza luk to najlepszy dowód dla jednostki certyfikującej, że firma przygotowuje przejście, a nie czeka do ostatniej chwili.

‍

6 zmian w ISO 9001:2026, które musisz znać jako audytor

Pierwsze cztery zmieniają sposób audytowania. Dwie ostatnie są porządkowe.

‍

1. Kultura jakości i zachowania etyczne

Kierownictwo ma promować kulturę jakości i zachowania etyczne, a ludzie mają być ich świadomi (punkty 5.1.1, 7.3, 7.1.4). Dla audytora to oznacza jedno: szukasz dowodów w decyzjach i zachowaniach, a nie w deklaracjach. Plakat z wartościami na korytarzu to nie dowód. Dowodem jest decyzja kierownictwa, w której jakość wygrała z terminem, i pracownik, który wie, co zrobić, gdy widzi problem.

‍

2. Ryzyka i szanse osobno

Ryzyka i szanse rozdzielono na dwa osobne punkty (6.1.2 i 6.1.3). Ryzyka trzeba określić, przeanalizować i ocenić, a działania mają być proporcjonalne. Skuteczność działań ocenia się osobno dla ryzyk i dla szans (9.1.3, 9.3.2).

To jedna z najczęstszych luk, jakie zobaczysz. Firmy przez lata prowadziły jeden wspólny rejestr „ryzyk i szans”, w którym szans było kilka na sto wierszy. Teraz pytanie „gdzie macie szanse?” stanie się standardem na audycie.

‍

3. Mocniejsze zarządzanie zmianą

Przy planowaniu zmiany w systemie trzeba też zaplanować komunikację, sposób oceny skuteczności i przegląd wyników (6.3, 5.3). Zmiana ma nie tylko niczego nie zepsuć, ale też dać wynik. Audytor pyta: „Skąd wiecie, że ta zmiana zadziałała?”.

‍

4. Definicje w normie

Rozdział 3 zawiera teraz 20 podstawowych terminów, między innymi ryzyko, audyt i informację udokumentowaną. ISO 9000 nadal jest normą powołaną.

‍

5. Rozbudowany Aneks A

Aneks A wyjaśnia intencję wymagań i znaczenie słów. Ważne: Aneks A nie dodaje wymagań, więc nie wypiszesz z niego niezgodności. To ściąga, która pomaga zrozumieć, czego szukać.

‍

6. Usunięty Aneks B

Lista norm komitetu technicznego została przeniesiona do Aneksu A i na stronę ISO.

‍

Mniejsze zmiany, o które też zapytasz

• 4.1: organizacja ocenia, czy zmiana klimatu ma dla niej znaczenie (to wymaganie z poprawki z 2024 roku).
• 4.2: trzeba zdecydować, które wymagania stron zainteresowanych realizuje system.
• Nota do 6.1.2: ryzyka związane z zakłóceniami, na przykład utratą dostawcy czy awarią IT.
• 7.1.3: infrastruktura także dla pracy zdalnej i hybrydowej.
• 7.1.5: wyniki pomiarów mają być ważne i wiarygodne, także dane z arkuszy i systemów IT.
• 7.1.6: wiedza w systemach cyfrowych i dostęp do nowej wiedzy.
• 8.2.1: informowanie klienta o działaniach awaryjnych i zakłóceniach.

Najwięcej zmian siedzi w planowaniu, czyli w rozdziałach od 4 do 6. Jeżeli masz mało czasu, zacznij audyt właśnie od nich.

‍

Słownik audytora: słowa, od których zależy niezgodność

To moim zdaniem najbardziej praktyczna część nowego wydania. Aneks A.2 wyjaśnia, co znaczą słowa używane w wymaganiach. Od nich zależy, czy coś jest niezgodnością i jakiego dowodu szukasz.

• „Dostępna jako informacja udokumentowana” zastępuje dawne „utrzymywać”. To informacja, którą organizacja ma i której używa, w dowolnej formie. Wniosek dla audytora: nie żądaj procedury tam, gdzie norma jej nie wymaga.
• „Dostępna jako dowód” zastępuje dawne „zachowywać”. To zachowany obiektywny dowód, czyli zapis. Tu szukasz protokołu, raportu, podpisu.
• „Rozważać” oznacza przemyśleć temat. Nie trzeba go włączać do decyzji. Wystarczy dowód, że temat przemyślano.
• „Uwzględniać” oznacza przemyśleć i włączyć do decyzji. Temat musi być widoczny w samej decyzji.
• „Odpowiedni” oznacza, że organizacja sama ocenia, co pasuje do jej kontekstu. Pytasz o uzasadnienie wyboru, a nie o jedną słuszną odpowiedź.
• „Mający zastosowanie” oznacza, że jeżeli wymaganie ma znaczenie dla organizacji lub da się je spełnić, to obowiązuje. Wyłączenie tylko z uzasadnieniem (4.3).
• „Zapewnić” oznacza odpowiedzialność za wynik, a nie robienie wszystkiego osobiście. Można delegować. Pytasz, kto odpowiada, i sprawdzasz efekt.
• „Ciągłe” doskonalenie oznacza doskonalenie powtarzane w odstępach czasu, a nie bez przerwy. Szukasz kolejnych cykli usprawnień.

Różnica między „rozważać” a „uwzględniać” brzmi jak językowa ciekawostka. Na audycie to różnica między „zgodne” a „niezgodność”. Dlatego ten słownik warto mieć wydrukowany przy sobie.

‍

Jak audytować ISO 9001:2026 w 3 krokach

Nie musisz znać całej nowej normy na pamięć, żeby zrobić dobry audyt. Wystarczą trzy kroki: analiza luk, rozmowa audytowa i zapis niezgodności. Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z audytami, przeczytaj najpierw czym jest audyt wewnętrzny i jak przeprowadzić audyt krok po kroku.

Zapamiętaj jedno zdanie, które łączy wszystkie trzy: audytor nie sprawdza, czy firma ma dokumenty. Sprawdza, czy system działa i czy da się to pokazać dowodem.

‍

Krok 1: analiza luk (około 60 minut)

Analiza luk to porównanie tego, czego wymaga nowa norma, z tym, jak firma działa dziś. Nie porównujesz normy z księgą jakości. Porównujesz ją z praktyką, czyli z tym, co ludzie robią i co potrafią pokazać.

Przy każdym zmienionym punkcie zadaj cztery pytania:

1. Co dokładnie mówi ten punkt?
2. Kto w firmie może mi to pokazać?
3. Co byłoby dobrym dowodem?
4. Czy ten dowód jest aktualny, ma datę i ktoś go używa?

Potem wybierasz stan: spełnione, częściowo, brak albo „nie wiem jeszcze” (gdy nie wiesz, kogo zapytać).

Przykład: punkt 4.1, klimat. Pełnomocnik pokazuje analizę kontekstu z lutego. Klimatu w niej nie ma. Stan: częściowo, bo analiza jest, ale brakuje jednego elementu. Działanie: dopisać ocenę znaczenia klimatu z uzasadnieniem. Właściciel: jedna osoba z imienia i nazwiska. Termin: konkretna data.

Typowe błędy w tym kroku:

• Analiza zza biurka. Porównujesz normę z dokumentami i wychodzi, że „wszystko jest”. Luka zwykle siedzi w praktyce.
• „Spełnione”, bo ktoś tak powiedział. Zapewnienie to nie dowód.
• Działanie typu „poprawić”. „Poprawić ryzyka” nie da się sprawdzić. Dobre działanie mówi, co powstanie: „dodać skalę oceny do rejestru ryzyk”.
• Właściciel „dział jakości”. Jeżeli odpowiada dział, nie odpowiada nikt.

‍

Krok 2: rozmowa audytowa (1 do 2 godzin)

Dobra rozmowa audytowa to trzy ruchy: pytanie otwarte, prośba o pokazanie, sprawdzenie u drugiej osoby.

Wybierz 8 do 12 pytań na godzinę rozmowy. Lepiej mniej, ale do końca. Zacznij od punktów, w których analiza luk wykazała „częściowo” albo „brak”.

Przykład rozmowy o zakłóceniach (6.1.2).

Audytor: „Jakie zakłócenia mogą zatrzymać wasze dostawy do klientów i co macie na nie przygotowane?”

Kierownik logistyki: „Najgorsza byłaby awaria ERP. Mamy wydruk zamówień na trzy dni do przodu i ręczne listy wysyłkowe.”

Audytor: „Może mi pan pokazać, gdzie to jest opisane i kiedy ostatnio z tego korzystaliście?”

Kierownik pokazuje instrukcję awaryjną i zapis z dnia, kiedy ERP nie działał przez pół dnia, a wysyłki zostały zrealizowane. Wynik: zgodne. Zapis audytora: numer instrukcji, data, użycie, z kim rozmawiał.

Zwróć uwagę na drugie pytanie. Nie „czy macie plan awaryjny?”, tylko „pokaże mi pan i kiedy ostatnio z tego korzystaliście?”. Na „czy” każdy odpowie „tak”. Na „pokaż mi” odpowiada tylko działający system.

Typowe błędy w tym kroku:

• Pytania zamknięte. „Czy macie analizę ryzyk?” „Tak.” I koniec rozmowy.
• Pytanie tylko kierownika. Kierownik powie, jak powinno być. Jak jest naprawdę, powie Ci osoba przy maszynie.
• Zapis z pamięci po audycie. Po trzech rozmowach nie pamiętasz wersji i dat. Zapisuj na bieżąco.
• Ocenianie w trakcie rozmowy. „To jest niezgodność!” zamyka rozmówcę. Zbierz fakty, ocenę zrób po rozmowie.

‍

Krok 3: zapis niezgodności (około 15 minut na ustalenie)

Niezgodność, której nikt nie podważy na spotkaniu zamykającym, ma cztery elementy:

1. Wymaganie: punkt normy lub dokument firmy, z którym porównujesz.
2. Dowód: co konkretnie widziałeś. Dokument, wersja, data, rozmówca.
3. Stwierdzenie: na czym polega rozbieżność między wymaganiem a dowodem.
4. Kategoria: niezgodność duża, mała albo obserwacja, zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.

Trzy zasady, które warto mieć z tyłu głowy: pokaż, nie opowiadaj. Pytaj otwarcie. Fakty zamiast opinii. „Brak daty i podpisu na protokole z przeglądu zarządzania z marca” zamiast „słaba dokumentacja”.

Szybki test dla Ciebie: weź ostatnią niezgodność, którą zapisałeś. Czy ma wszystkie cztery elementy? Czy osoba, która nie była na audycie, zrozumie z zapisu, co dokładnie znalazłeś? Jeżeli nie, masz pierwszą rzecz do poprawy przed audytem według nowej normy.

‍

7 pytań audytowych do nowych wymagań na start

Jeżeli chcesz wejść w nowe wydanie już na najbliższym audycie, zacznij od tych pytań:

1. „Jak oceniliście, czy zmiana klimatu ma znaczenie dla waszej organizacji? Pokażcie mi tę ocenę.”
2. „Które wymagania stron zainteresowanych realizujecie w systemie i kto o tym zdecydował?”
3. „Gdzie macie określone szanse i jak sprawdzacie, czy działania wobec nich przyniosły efekt?”
4. „Jakie zakłócenia mogą zatrzymać dostawy do klientów i co macie przygotowane?”
5. „Ostatnia zmiana w systemie: jak ją komunikowaliście i skąd wiecie, że zadziałała?”
6. „Skąd wiecie, że dane z tego arkusza są wiarygodne? Kto i jak je sprawdza?”
7. „Co zrobiłby pracownik, który zauważy problem z jakością, a kierownik każe wysłać partię?”

Ostatnie pytanie dotyczy kultury jakości. Odpowiedź pracownika powie Ci o kulturze więcej niż jakakolwiek polityka.

‍

Pakiet startowy audytora ISO 9001:2026

Wszystko, o czym piszę w tym poradniku, przygotowaliśmy z Danielem także w formie narzędzi do pracy. Bezpłatny Pakiet startowy audytora ISO 9001:2026 to 4 pliki:

• Najważniejsze zmiany (PDF, 4 strony): 6 zmian, mapa punktów, słownik audytora i 7 błędów przy przejściu.
• 50 pytań audytowych (Excel): pytania otwarte do nowych wymagań, z rozmówcą i podpowiedzią, jakich dowodów szukać.
• Analiza luk 2015 do 2026 (Excel): 15 punktów do sprawdzenia, a Excel sam liczy procent gotowości.
• Instrukcja krok po kroku z ćwiczeniem (PDF): analiza luk, rozmowa i zapis niezgodności, z ćwiczeniem i kluczem odpowiedzi.

Do tego przyda Ci się nasza checklista audytora w 30 krokach. Pakiet przejdziesz w jeden wieczór. Po nim będziesz mieć gotowe pytania na najbliższy audyt i odpowiedź dla szefa na pytanie „ile pracy przed nami?”.

🚨 Pobierz bezpłatnie ➡️ Pakiet startowy audytora ISO 9001:2026

‍

FAQ, czyli najczęstsze pytania o audyt według ISO 9001:2026

Czy ISO 9001:2026 już obowiązuje?

Norma została opublikowana we wrześniu 2026 roku. Firmy certyfikowane na ISO 9001:2015 będą miały okres przejściowy, którego długość ustala IAF. Przy poprzednich rewizjach trwał on 3 lata. Termin potwierdź w swojej jednostce certyfikującej.

‍

Czy trzeba przepisać całą dokumentację systemu?

Nie. Norma mówi wprost, że dokumentacja nie musi odwzorowywać jej struktury ani terminologii. Dopisz brakujące elementy tam, gdzie są realne luki, a czas wydaj na to, żeby nowe wymagania działały w procesach.

‍

Czy mogę wpisać niezgodność na podstawie Aneksu A?

Nie. Aneks A wyjaśnia intencję wymagań i znaczenie słów, ale nie dodaje nowych wymagań. Niezgodność opierasz na wymaganiach z rozdziałów od 4 do 10.

‍

Czy ISO 9001:2026 wymaga FMEA albo formalnej metody zarządzania ryzykiem?

Nie. Norma nadal nie wymaga formalnego zarządzania ryzykiem. Ryzyka trzeba określić, przeanalizować i ocenić, a działania mają być proporcjonalne. Metodę wybiera organizacja.

‍

Od czego zacząć przygotowanie do pierwszego audytu według nowej normy?

Od analizy luk w punktach, które się zmieniły, szczególnie w rozdziałach od 4 do 6. Potem wybierz pytania do rozmów w obszarach, w których wyszły luki.

‍

Czy audytor wewnętrzny potrzebuje nowego certyfikatu po zmianie normy?

Norma nie wymaga konkretnego certyfikatu. Wymaga, żeby audytorzy byli kompetentni. W praktyce jednostki certyfikujące pytają o dowody, że audytorzy znają aktualne wydanie normy, więc szkolenie z nowego wydania to najprostszy dowód kompetencji.

‍

Chcesz audytować według nowej normy z pewnością siebie?

Jeżeli jesteś audytorem wewnętrznym, odpowiadasz za przejście firmy na nową normę albo chcesz zdobyć uprawnienia audytora, mam dla Ciebie konkretne rozwiązanie.

W Szkole Jakości prowadzimy z Danielem Szkolenie Audytora Wewnętrznego ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 i audytu procesu z AI. To 13 modułów i 95 lekcji, a w bonusie 300 pytań audytowych. Dowiesz się z niego między innymi:

• jak zaplanować i przeprowadzić audyt krok po kroku,
• jak prowadzić rozmowę audytową i zbierać dowody,
• jak zapisać niezgodność, której nikt nie podważy,
• jak napisać raport z audytu,
• jak wykorzystać AI w przygotowaniu i raportowaniu audytu.

Wybierając szkolenie w Szkole Jakości:

• dostęp otrzymujesz natychmiast,
• uczysz się w swoim tempie, w krótkich lekcjach,
• przez 365 dni możesz konsultować się w grupie,
• otrzymujesz 5 certyfikatów w dwóch językach wydawanych przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia ➡️ Szkolenie Audytora Wewnętrznego

‍

Podsumowanie

ISO 9001:2026 to nie rewolucja, ale audyt według niej wygląda inaczej. Kultura jakości sprawdzana w decyzjach, ryzyka i szanse osobno, zmiany z oceną skuteczności i słownik, od którego zależy, czy coś jest niezgodnością. Do tego trzy kroki: analiza luk, rozmowa audytowa i zapis z czterema elementami.

Najbliższy audyt wewnętrzny to najlepszy moment, żeby zacząć. Nie musisz znać całej normy. Wystarczy, że zamiast „czy” zapytasz „pokaż mi”. A jeżeli masz już za sobą pierwszy audyt według nowego wydania, podziel się w komentarzu, co Cię zaskoczyło.